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Wie du eine Entscheidung von oben kommunizierst, die du selbst falsch findest: das Framework Darstellen, Bewerten, Folgern und die zwei größten Fehler.
Peter Gneuss war Marineoffizier, hält heute Keynotes vor Behördenmenschen und moderiert die Morgensendung Vor Neun. Im Führungsmittwoch beantwortet er Fragen aus der Community. Diese kam als Zuschrift: Ich muss eine Entscheidung von oben umsetzen, die ich selbst für falsch halte. Wie kommuniziere ich das an mein Team? Gneuss ordnet die Frage in den Bereich Teamführung ein und antwortet mit einem Muster aus der Führungsakademie der Bundeswehr, dem Hamburger Dreisatz.
"Eure Reaktion wird von eurem Team gespiegelt." Peter Gneuss
Gib die Entscheidung in drei getrennten Schritten weiter: Darstellen, Bewerten, Folgern. Erst kommen die reinen Fakten ohne Wertung, dann deine ehrliche Einschätzung, dann die konkreten Folgen für dein Team. Diese Trennung nimmt der Ansage die Wucht, weil dein Team zuerst versteht, worüber es überhaupt spricht.
Zuerst: verstehe die Entscheidung selbst. Bevor du in den Raum gehst, klärst du die W-Fragen. Wer hat wann was entschieden, auf welcher Grundlage, wen betrifft es ab wann? Was du selbst nicht verstehst, kannst du auch nicht vertreten.
"wenn ihr sie nicht versteht, wie soll euer Team das verstehen?" Peter Gneuss
Schritt 1: Darstellen. Nenne die Fakten, sonst nichts. Zum Beispiel: Der Verwaltungsvorstand hat aufgrund einer Gesetzesänderung eine neue Arbeitszeitregelung beschlossen, ab dem 1. September gilt wieder Präsenzpflicht, das betrifft alle Beschäftigten im Haus. Dieser neutrale Anfang gibt dir eine Grundlage, auf die du im weiteren Gespräch zeigen kannst. Ein Einstieg wie "Ihr werdet es nicht glauben, was jetzt wieder kommt" nimmt dir diese Grundlage sofort.
Schritt 2: Bewerten. Hier darf deine persönliche Meinung vorkommen. Sag ehrlich, wenn du selbst kein Fan der Regelung bist, und sag im gleichen Atemzug, dass ihr sie trotzdem umsetzt. Beschönigen brauchst du dabei nichts.
"Es geht nicht schön zu reden." Peter Gneuss
Achte auf deine eigene Haltung, denn dein Team übernimmt sie. Genervtes Durchsagen erzeugt genervte Umsetzung. Konzentriere dich stattdessen auf den Teil, den du kontrollieren kannst. Eine Entscheidung des Verwaltungsvorstands drehst du in der Teamrunde nicht mehr um. Formale Wege dafür gibt es weiterhin, etwa über den Personalrat oder über deine eigene Führungskraft.
Schritt 3: Folgern. Sag, was jetzt konkret passiert. Was du noch nicht weißt, benennst du als offene Frage. Kündige an, wo du diese Fragen einbringst, zum Beispiel in der Abteilungsrunde nächste Woche. Dann öffne die Runde, sammle die Fragen deines Teams und schreib sie mit. Wer Kinder in die Kita bringt, pflegende Angehörige hat oder eine lange Anfahrt fährt, braucht diesen Raum sofort.
Zwei Muster ruinieren die beste Ansage: die Entscheidung kommentarlos durchdrücken und die Verantwortung nach oben abschieben. Beides fällt in derselben Woche auf dich zurück.
Der erste Fehler klingt nach "Ab September gilt Präsenzpflicht, nächster Punkt". Dein Team hat danach genau dieselben Sorgen wie vorher, nur ohne Adressaten. Der Ärger verschwindet dadurch nicht, er wandert in die Teeküche.
Der zweite Fehler klingt nach "Die da oben haben schon wieder entschieden, wir müssen das jetzt machen". Damit stellst du dich zwar neben dein Team, gibst aber deine Rolle ab. Der Verwaltungsvorstand entscheidet im Rahmen seiner Zuständigkeit, und das gehört zu deinem Job dazu.
Der bessere Weg holt den Ärger nach vorne. Wenn dein Team in deiner Anwesenheit sagen darf, wie sehr die Regelung den Alltag durcheinanderbringt, läuft dieses Gespräch nicht hinter deinem Rücken. Wie viel dabei von der Gesprächsqualität abhängt, zeigt sich auch in Mitarbeitergesprächen, die zur Pflicht-Übung verkommen.
Ab dem Moment der Entscheidung diskutierst du das Ob nicht mehr, sondern das Wie. Fragen zur Umsetzung bleiben jederzeit willkommen, die Grundsatzdebatte in Endlosschleife schadet allen. Vor der Entscheidung sammelst du Perspektiven, am besten beginnend bei der Person mit der geringsten Erfahrung, damit deine Meinung die Runde nicht vorprägt.
"Entscheidungen sind nie Endprozesse." Peter Gneuss
Kommen später neue Informationen dazu, prüfst du deine Entscheidung erneut. Eine Entscheidung nur durchzuziehen, weil du sie einmal getroffen hast, ist Sturheit. Diese Fähigkeit zur Korrektur gehört zu den Kernkompetenzen von Führung, genauso wie die drei Skills für Führungskräfte in der Verwaltung.
Wie kommuniziere ich eine Entscheidung, die ich selbst für falsch halte?
In drei Schritten: Fakten ohne Wertung darstellen, deine ehrliche Einschätzung geben, die konkreten Folgen für das Team benennen. Deine Haltung darfst du zeigen, solange klar bleibt, dass ihr die Entscheidung umsetzt.
Darf ich meinem Team sagen, dass ich anderer Meinung bin?
Ja. Ehrlichkeit über deine Einschätzung stärkt deine Glaubwürdigkeit. Der Unterschied liegt in der Konsequenz: Du sagst, dass du es anders sehen würdest, und im selben Gespräch, dass ihr die Entscheidung mitträgt.
Was ist der Hamburger Dreisatz?
Darstellen, Bewerten, Folgern. Das Muster kommt aus der Führungsakademie der Bundeswehr in Hamburg und funktioniert für jede Form von Lagebeurteilung und Entscheidungskommunikation, auch im Amt.
Was mache ich, wenn ich die Entscheidung selbst nicht verstehe?
Frag nach, bevor du kommunizierst. Bleiben Fragen offen, benennst du sie in der Ansage als offen und sagst, wo du sie einbringst. Das ist glaubwürdiger als eine Erklärung, die du selbst nicht tragen kannst.
Die Folge läuft im Führungsmittwoch von Vor Neun. Auf YouTube, bei Spotify und bei Apple Podcasts.
Auf der Plattform für Behördenmenschen kannst du dich mit anderen austauschen, Antworten auf Alltagsfragen finden und Teil einer Community werden, die Wertschätzung für die Verwaltung lebt.
