Steffen Eggebrecht, Leiter des KI-Team bei KölnBusiness, teilt im Interview, wie seine Organisation seit 2023 systematisch KI implementiert hat. Die Kölner haben Custom GPTs entwickelt, die 50-75% Zeitersparnis bei Pressemitteilungen bringen, einen KI-Führerschein für Mitarbeitende eingeführt und mit Hackathons innovative Anwendungsfälle identifiziert.
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Ehrenbehörde: Steffen, als Leiter Kommunikation und Marketing bei der Köln Business Wirtschaftsförderung hast du KI früh in deiner Organisation eingeführt. Was braucht es um KI erfolgreich zu implementieren?
Steffen Eggebrecht: Es braucht vor allen Dingen Unternehmenskultur. Einerseits, dass halt von oben aus der Geschäftsführung gesagt wird, probiert das mal aus, weil dieses Ausprobieren ist ganz wichtig. Für mich ist das so eine zweifache Bewegung. Einerseits muss man so den Samen pflanzen, damit da eine Graswurzelbewegung entstehen kann und jeder und jede für sich gucken kann im Arbeitsalltag, wo kann ich das ansetzen? Und auf der anderen Seite muss das auch von oben top down vorgelebt werden.
Ehrenbehörde: Viele Behörden tun sich schwer damit, konkrete Anwendungsfälle für KI zu identifizieren. Wie geht ihr das an?
Steffen Eggebrecht: Wir stellen immer vier Fragen, wie man Anwendungsfälle findet: Welche Tätigkeit mache ich regelmäßig und welche Tätigkeit ist sehr standardisiert? Welche Aufgaben kosten sehr viel Zeit und auch Geld? Welche Tätigkeit nervt mich eigentlich am meisten? Und für welche Aufgabe braucht es kein menschliches Gehirn? Mein Lieblingsbeispiel ist da immer Dinge in eine Excel-Tabelle reinkopieren oder rauskopieren. Das muss kein Mensch mehr machen. Da können wir diese Ressource, diese Kompetenzen deutlich besser nutzen als für so was.
Ehrenbehörde: Kannst du ein konkretes Beispiel nennen, wo KI in eurer Organisation bereits messbare Erfolge bringt?
Steffen Eggebrecht: Eine Pressemitteilung ist sehr standardisiert. Überschrift, Vortext, dann kommt der erste Absatz, im zweiten Absatz ist meistens ein Zitat drinne. Und unser GPT stellt uns am Anfang immer dieselben Fragen. Je nachdem, ob das eher ein komplexeres Thema ist oder nicht, können wir da so 50 bis 75 Prozent der Zeit einsparen. Wir merken einfach nicht nur, dass wir Zeit sparen, sondern dass die Qualität der Texte auch wirklich besser geworden ist, weil wir viel zielgruppenspezifischer arbeiten können.
Ehrenbehörde: Welchen strategischen Ansatz empfiehlst du: Entwickeln eigener KI-Lösungen oder Einkauf externer Expertise?
Steffen Eggebrecht: Wir wollen das von uns heraus machen. Wir wollen das Wissen bei uns sammeln und aufbauen, weil ich davon überzeugt bin, dass wenn ich Menschen mit KI-Kenntnissen befähige, sie von selber viel mehr Anwendungsfälle finden, als wenn ich von außen was einkaufe oder von oben irgendwas draufsetze.
Ehrenbehörde: Wie geht ihr mit der Qualitätskontrolle bei KI-generierten Inhalten um?
Steffen Eggebrecht: Für uns reichen 80 Prozent der Qualität, die KI erstellt und die restlichen 20 Prozent machen wir händisch, weil wir halt immer noch mal bestimmte Wordings anpassen müssen oder die Tonalität noch nicht stimmt. Wir würden uns da sehr viel Zeit beim Prompten verlieren, wenn wir 100 Prozent oder 90 Prozent erreichen wollen.
Ehrenbehörde: Wie bringst du deine Mitarbeitenden bei diesem Wandel mit?
Steffen Eggebrecht: Wir haben einen KI-Stammtisch eingerufen, wo man sich einfach hinkommt. Wir machen den virtuell und dann Fragen stellt und Tipps und sowas teilt. Das kommt ganz gut an, weil die Neugierde natürlich sehr da ist und natürlich auch Befürchtungen da sind. Zusätzlich haben wir einen KI-Führerschein als Grundschulung entwickelt und bieten Masterclasses für spezifischere Themen an.
Ehrenbehörde: Welchen konkreten Mehrwert siehst du für Behörden, die mit Personalengpässen kämpfen?
Steffen Eggebrecht: Ich sehe die größte Chance, die Person, die ich im Team habe, zu entlasten. Weil überall ist Verdichtung. Der Fachkräftemangel kommt hinzu. KI befreit mich total und meine Kolleginnen und Kollegen, weil wir haben viel mehr Zeit für Gespräche mit unseren Kundinnen und Kunden, für Gespräche mit Kolleginnen und Kollegen. Wir haben mehr Zeit für hochwertigere Aufgaben. Wir haben auch eine höhere Qualität an dem Output, den wir generieren. Die Texte haben eine höhere Qualität, das muss man so sagen. Das hat nichts damit zu tun, dass die Leute ihr Handwerk nicht richtig gelernt haben, aber man hat nicht immer 100 Prozent Leistungsfähigkeit, die KI aber schon.
Ehrenbehörde: Was entgegnest du Führungskräften, die skeptisch bezüglich der Einführung von KI sind?
Steffen Eggebrecht: Jedem Vorgesetzten und jeder Vorgesetzten müsste ja eigentlich einleuchten, wenn du sagst, hey, ich kann hier in der selben Zeit viel mehr leisten, in besserer Qualität. Ich bräuchte nur dieses Tool, was vielleicht 20 oder 30 Dollar kostet im Monat. Und dann kann ich aber so viel mehr machen. Man hat auch eine höhere Attraktivität als Arbeitgeber, wenn man sagt, wir sind nicht nur digital, sondern wir sind auch KI-basiert. Ich glaube diese Frage nutzt ihr auch KI wird auch einfach eine Standardfrage. Und wenn man da als Arbeitgeber sagt nein, dann glaube ich wird es auch schwierig, gute Fachkräfte zu akquirieren.
Ehrenbehörde: Vielen Dank für diese praxisnahen Einblicke!
Das ganze Gespräch mit Steffen kannst du dir hier anhören.
