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Die Einführung von Künstlicher Intelligenz (KI) in Behörden stellt viele Organisationen vor Herausforderungen: Datenschutzbedenken, begrenzte Ressourcen und die Frage, wie man überhaupt anfangen soll. Seit 2023 zeigt die KölnBusiness Wirtschaftsförderung, ein Tochterunternehmen der Stadt Köln, wie der Einstieg in die KI-Nutzung praxisnah gelingen kann. Dieser Artikel gibt einen Einblick in die Erfolgsstrategien und konkreten Anwendungsfälle.
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Der Einstieg bei KölnBusiness erfolgte Anfang 2023 mit einfachen Anwendungen wie dem Vorformulieren von E-Mails und Brainstorming-Sessions mit ChatGPT. Nach den ersten Erfolgen identifizierte das Team standardisierte Prozesse, die für eine KI-Unterstützung besonders geeignet waren.
Als erstes größeres Projekt entwickelten sie einen Custom GPT für Pressemitteilungen. Die Entscheidung fiel auf diesen Anwendungsfall, weil:
Pressemitteilungen ein standardisiertes Format haben
Der Erstellungsprozess oft mehrere Tage beansprucht
Der Aufwand im Vergleich zur Reichweite oft unverhältnismäßig hoch ist
Das Ergebnis: "Je nachdem, ob das eher ein komplexeres Thema ist oder nicht, können wir da so 50 bis 75 Prozent der Zeit einsparen", berichtet Eggebrecht.
Der Erfolg einer KI-Einführung steht und fällt mit der Unternehmenskultur. Bei KölnBusiness war der Ansatz von Anfang an zweistufig:
Top-down-Unterstützung: Die Geschäftsführung signalisierte klar: "Probiert das mal aus." Diese offene Haltung schaffte den nötigen Freiraum zum Experimentieren.
Bottom-up-Bewegung: Parallel entwickelte sich eine Graswurzelbewegung, bei der Mitarbeitende selbst entdeckten, wo KI ihren Arbeitsalltag verbessern kann.
"Für mich ist das so eine zweifache Bewegung", erklärt Steffen Eggebrecht, Leiter Kommunikation und Marketing bei KölnBusiness. "Einerseits muss man so den Samen pflanzen, damit eine Graswurzelbewegung entstehen kann, und auf der anderen Seite muss das auch von oben top-down vorgelebt werden."
Nach einer Phase des Ausprobierens folgte bei KölnBusiness die Strukturierung:
Gründung eines KI-Teams: Ein interdisziplinäres Team mit Vertretern aus allen Abteilungen sorgt für den Wissensaustausch und die strategische Ausrichtung.
Entwicklung einer KI-Richtlinie: Klare Leitplanken definieren, welche Tools unter welchen Bedingungen eingesetzt werden dürfen.
Schulungsprogramm: Ein "KI-Führerschein" als Grundschulung für alle Mitarbeitenden und spezifische Masterclasses für fortgeschrittene Themen wie Prompting oder das Erstellen eigener Custom GPTs.
KI-Stammtisch: Ein regelmäßiges, virtuelles Format zum Austausch von Tipps und Erfahrungen.
Bei einem internen Hackathon stellte KölnBusiness vier zentrale Fragen, die in nur 90 Minuten zu rund 20 konkreten Anwendungsfällen führten:
Welche Tätigkeit mache ich regelmäßig und welche ist sehr standardisiert?
Welche Aufgaben kosten sehr viel Zeit und Geld?
Welche Tätigkeit nervt mich am meisten?
Für welche Aufgabe braucht es kein menschliches Gehirn?
"Mein Lieblingsbeispiel ist da immer Dinge in eine Excel-Tabelle reinkopieren oder rauskopieren", sagt Eggebrecht. "Das muss kein Mensch mehr machen. Da können wir diese Ressource, diese Kompetenzen deutlich besser nutzen."
Ein zentrales Thema für Behörden ist der Datenschutz. KölnBusiness hat hier einen pragmatischen Ansatz entwickelt:
Risikoabschätzung nach Anwendungsfall: In der Kommunikationsabteilung wird mit weniger sensiblen Daten gearbeitet, die ohnehin für die Öffentlichkeit bestimmt sind.
Lizenzmodelle prüfen: KölnBusiness nutzt bei ChatGPT Plus-Lizenzen, bei denen die Eingaben nicht zum Training des Modells verwendet werden.
Eigenes KI-Portal: Mit Open Web UI wurde ein selbstgehostetes KI-Portal eingerichtet, das auf europäischen Servern läuft und verschiedene Large Language Models einbinden kann.
Die Effekte der KI-Einführung bei KölnBusiness sind deutlich spürbar:
Entlastung der Mitarbeitenden: Mehr Zeit für hochwertigere Aufgaben und Kundenkontakt.
Qualitätsverbesserung: Die Textqualität ist gestiegen, da zielgruppenspezifischer gearbeitet werden kann.
Kosteneinsparung: Bestimmte Dienstleistungen wie Übersetzungen werden nicht mehr extern vergeben.
Steigerung der Arbeitgeberattraktivität: Als KI-affine Organisation ist KölnBusiness attraktiver für Fachkräfte.
"Wir haben mehr Zeit für hochwertigere Aufgaben. Wir haben auch eine höhere Qualität an dem Output, den wir generieren", fasst Eggebrecht zusammen.
Für Behörden, die mit KI starten möchten, empfiehlt KölnBusiness:
Niedrigschwellig beginnen: Mit ChatGPT Plus (ca. 30 Dollar monatlich) lassen sich bereits viele Anwendungsfälle umsetzen.
Im Privatleben ausprobieren: Die Planung einer Schnitzeljagd für Kindergeburtstage oder von Urlaubsreisen kann helfen, ein Gefühl für die Möglichkeiten zu entwickeln.
Gemeinsame Formate nutzen: Hackathons oder Workshops, bei denen Teams in 90 Minuten einen ersten Custom GPT erstellen, bauen Berührungsängste ab.
Erfolge sichtbar machen: Interne Kommunikationskampagnen, die zeigen, welche Erfolge bereits erzielt wurden, motivieren weitere Abteilungen.
Die Erfahrungen von KölnBusiness zeigen: Der Einstieg in KI muss nicht mit teuren Lösungen oder Komplettumstellungen beginnen. Vielmehr geht es darum, Mitarbeitende zu befähigen, ihre eigenen Anwendungsfälle zu finden und schrittweise Kompetenzen aufzubauen.
"Wir wollen das von uns heraus machen", betont Eggebrecht. "Wir wollen das Wissen bei uns sammeln und aufbauen, weil ich davon überzeugt bin, dass wenn ich Menschen mit KI-Kenntnissen befähige, sie von selber viel mehr Anwendungsfälle finden, als wenn ich von außen was einkaufe."
Mit diesem Ansatz zeigt KölnBusiness, dass auch Behörden mit begrenzten Ressourcen erfolgreich KI einführen können – ein Modell, das zum Nachahmen einlädt.
Zum ganzen Gespräch mit Steffen Eggebrecht von KölnBusiness.