E-Akte
Die elektronische Akte führt Verwaltungsvorgänge vollständig digital statt in Papierform.
Die Akte, die keinen Aktenschrank mehr braucht: alles digital, auffindbar und teilbar.
Was ist die E-Akte?
Die E-Akte ist die elektronische Führung von Verwaltungsakten. Vorgänge, Dokumente und Bearbeitungsschritte liegen digital vor und lassen sich rechtssicher speichern, suchen und weiterleiten. Für die Bundesverwaltung sieht § 6 E-Government-Gesetz vor, dass Behörden ihre Akten grundsätzlich elektronisch führen sollen. Vergleichbare Regelungen enthalten die E-Government-Gesetze der Länder.
Im Behörden-Alltag
Mit der E-Akte endet die Suche im Papierstapel. Ihr legt Dokumente digital ab, verfügt über Wiedervorlagen und arbeitet ortsunabhängig am selben Vorgang. Der Umstieg betrifft Ablage, Aktenplan und den Umgang mit Posteingängen, die Ihr scannt und zuordnet. Wichtig sind saubere Strukturen, Rechtevergabe und die revisionssichere Aufbewahrung.
Ist die E-Akte für Behörden Pflicht?
Für die Bundesverwaltung sieht § 6 E-Government-Gesetz die grundsätzlich elektronische Aktenführung vor. In den Ländern gelten die jeweiligen E-Government-Gesetze mit eigenen Fristen und Vorgaben.
Was bringt die E-Akte im Alltag?
Schnelleren Zugriff, gleichzeitiges Arbeiten am selben Vorgang und weniger Medienbrüche. Dokumente sind auffindbar, nachvollziehbar und lassen sich sicher weiterleiten.
Wie bleibt die E-Akte rechtssicher?
Durch revisionssichere Ablage, klare Berechtigungen und nachvollziehbare Protokolle. So bleibt erkennbar, wer wann welchen Bearbeitungsschritt vorgenommen hat.