Key Takeaways

1. KI-Paten sind eine Person pro Fachbereich, die KI-Themen begleitet und im Verwaltungsalltag verankert.
2. Die Methode kombiniert Top-Down-Rückendeckung mit Bottom-Up-Praxis: von oben stützen, von unten entwickeln.
3. Die Treffen finden alle vier Wochen statt und beinhalten EU-AI-Act-Schulung, gemeinsames Prompten und Erfahrungsaustausch.

Wer das sagt und warum das zählt

Julia Rose ist Volljuristin und Fachbereichsleiterin Bauen und Umwelt in einer niedersächsischen Landkreisverwaltung. Acht Ämter und rund 200 Mitarbeitende sind ihr unterstellt. Im Live-Podcast bei Ehrenbehörde berichtet sie, wie sie das KI-Paten-Konzept aus einer früheren Podcast-Folge selbst in ihre Behörde übernommen hat. Die Idee: KI nicht zentralistisch von einer Stabsstelle einführen, sondern die Kompetenz in jedem Fachbereich aufbauen.

"Ich habe vor einem dreiviertel Jahr in meine reingegangen, habe gesagt: Leute, hier gibt es bestimmt überall einen, der sich mit KI schon mal beschäftigt hat." Julia Rose

Wie KI-Paten in der Praxis funktionieren

Schritt 1: Pro Fachbereich eine KI-Patin oder einen KI-Paten. Rose hat in jeder Fachgruppe eine Person identifiziert, die sich für KI interessiert oder schon erste Erfahrungen mit Tools wie ChatGPT gesammelt hat. Diese Person wird zur internen Ansprechperson für KI-Themen im jeweiligen Bereich.

Schritt 2: Regelmäßige Treffen, alle vier Wochen. Die Gruppe trifft sich alle vier Wochen für rund zwei Stunden. Das Format ist offen und lebendig. Wenn alle vorher fertig sind, wäre auch Schluss möglich, aber das ist Rose zufolge bisher noch nicht vorgekommen.

Schritt 3: Schulung nach EU AI Act und gemeinsames Prompten. Die Gruppe wurde im EU AI Act geschult. Außerdem üben sie gemeinsam Prompten, tauschen Erfahrungen aus und diskutieren, wo KI in der Verwaltung Sinn ergibt und wo nicht.

Schritt 4: Top-Down stützen, Bottom-Up entwickeln. Die Verwaltungsleitung oder Fachbereichsleitung hält der Gruppe den Rücken frei. Inhaltlich entwickelt wird in der Praxis vor Ort, weil dort das Wissen über die konkreten Anwendungsfälle liegt.

"Wir haben Prompten zusammengelernt und das ist richtig cool. Wir sitzen da zwei Stunden und es ist so eine geile Atmosphäre. Jeder denkt mit, jeder bringt sich ein." Julia Rose

Warum das Modell funktioniert

Drei Gründe machen den Ansatz aus Sicht der Verwaltung tragfähig.

Erstens, geteilte Verantwortung. Indem nicht eine zentrale KI-Stelle alles entscheidet, sondern in jedem Bereich eine vertraute Person KI-Wissen aufbaut, sinkt die Hemmschwelle für Mitarbeitende. Sie haben eine Person, die ihre Sprache und ihren Arbeitsalltag kennt.

Zweitens, gleichzeitige Schulung und Praxis. Die KI-Paten lernen nicht in einem isolierten Workshop, sondern arbeiten im Treffen direkt an realen Use Cases. Das beschleunigt die Übertragung in die Sachbearbeitung.

Drittens, klarer rechtlicher Rahmen. Durch die EU-AI-Act-Schulung haben alle Beteiligten von Anfang an einen gemeinsamen Stand zu Risiken und Pflichten. Das macht aus dem Experimentieren keinen rechtsfreien Raum.

Was das praktisch bedeutet

• Verwaltungen, die KI strukturiert einführen wollen, brauchen keine zentrale KI-Abteilung. Eine Person pro Fachbereich plus regelmäßiger Austausch reicht für den Einstieg.
• Die Methode setzt voraus, dass die Verwaltungsleitung den Rücken stärkt. Ohne explizites Mandat von oben fehlt den KI-Paten die Legitimation, sich Zeit zu nehmen.
• KI-Kompetenz entsteht durch gemeinsames Tun, nicht durch einmalige Schulung. Die Vier-Wochen-Frequenz ist hier das Schlüsselelement.

Häufige Fragen

Wer hat dieses KI-Paten-Modell eingeführt?
Julia Rose, Volljuristin und Fachbereichsleiterin Bauen und Umwelt in einer niedersächsischen Landkreisverwaltung. Inspiriert von einer Folge des Ehrenbehörde-Podcasts hat sie das Modell in ihrer Behörde umgesetzt.

Wie viele Personen sind beteiligt?
Pro Fachgruppe eine KI-Patin oder ein KI-Pate. Bei acht Ämtern unter Roses Verantwortung sind das acht Personen plus Begleitung der Fachbereichsleitung.

Was passiert in den Treffen genau?
Schulung zu rechtlichen Grundlagen, gemeinsames Prompten an realen Anwendungsfällen, Erfahrungsaustausch zwischen den Bereichen, Diskussion über Anwendbarkeit von KI in spezifischen Verwaltungsprozessen.

Lässt sich das Modell auch in größeren Verwaltungen anwenden?
Ja. Das Prinzip skaliert, weil pro Fachbereich nur eine Person nötig ist. In größeren Verwaltungen kann die Gruppe nach Themenfeldern gegliedert werden, statt nach Fachbereichen.

Die ganze Folge anhören

Wie das Modell genau entstanden ist und warum Julia Rose so überzeugt davon ist, hörst du im Live-Podcast bei Ehrenbehörde. Die ganze Folge gibt es auf YouTube, Spotify und Apple Podcasts.

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