Wissenstransfer in der Verwaltung: Wissen sichern, bevor es in Rente geht

Wissenstransfer in der Verwaltung heißt: Erfahrungswissen sichern, bevor es mit den Menschen in Rente geht. Das ist dringend: Laut McKinsey geht bis 2030 mehr als jede oder jeder Dritte im öffentlichen Dienst in den Ruhestand.

Drei Hebel machen den Unterschied:

• Früh anfangen. Lange bevor Kündigung oder Ruhestand auf dem Tisch liegen.
• Im Alltag verankern. Wissen dokumentieren, während gearbeitet wird.
• An einem Ort bündeln. Damit Wissen auffindbar bleibt und nicht in Postfächern und Laufwerken verschwindet.

Warum Wissenstransfer jetzt drängt

Dem öffentlichen Dienst fehlen laut dbb Monitor öffentlicher Dienst 2025 schon heute rund 570.000 Beschäftigte. Laut McKinsey geht bis 2030 mehr als jede oder jeder Dritte in den Ruhestand. Mit jedem Abschied geht Erfahrungswissen, das oft nirgends aufgeschrieben steht: wer wen anruft, warum ein Prozess so läuft, welche Ausnahme wann greift. Wird es nicht gesichert, ist es weg.

Quellen: dbb Monitor öffentlicher Dienst 2025, McKinsey.

Die drei häufigsten Fehler

• Zu spät. Wissenstransfer beginnt vier Wochen vor dem Ruhestand. Dann bleibt nur noch Schadensbegrenzung.
• Nur ablegen. Ein Ordner voller Dokumente hilft wenig, wenn niemand weiß, dass es ihn gibt oder was drinsteht.
• An einer Person hängen. Wenn nur eine Person Bescheid weiß, ist der Ausfall eingebaut.

Methoden, die funktionieren

• Einarbeitungs- und Transferpläne, die vom ersten Tag an mitlaufen.
• Wissenslandkarten, die zeigen, wer was weiß und wo es liegt.
• Tandems und Mentoring, damit Wissen von Mensch zu Mensch wandert.
• Austausch über die eigene Behörde hinaus, weil andere dieselbe Frage oft schon gelöst haben.

Wissen bleibt nur, wenn es geteilt wird

Der beste Transferplan nützt wenig, wenn Wissen in einzelnen Köpfen und Laufwerken bleibt. In der Ehrenbehörde tauschen sich Behördenmenschen aus Kommunen, Ländern und Bund aus: Fragen klären, Lösungen übernehmen, Praxiswissen sichern. So bleibt Wissen auffindbar, auch wenn Menschen gehen. Für die ganze Behörde gibt es den Behördenbereich unter eurer eigenen Marke.

Was ist Wissenstransfer in der Verwaltung?
Erfahrungswissen sichern und weitergeben, bevor Beschäftigte die Behörde verlassen oder in Rente gehen. Ziel ist, dass Wissen auffindbar bleibt und nicht an einzelnen Personen hängt.

Warum ist das gerade jetzt wichtig?
Laut dbb Monitor öffentlicher Dienst 2025 fehlen dem öffentlichen Dienst rund 570.000 Beschäftigte. Bis 2030 geht laut McKinsey mehr als jede oder jeder Dritte in den Ruhestand. Ohne Transfer geht viel Erfahrungswissen verloren.

Wann sollte Wissenstransfer beginnen?
So früh wie möglich, verankert im Arbeitsalltag. Je früher, desto mehr Wissen bleibt erhalten.

Welche Methoden funktionieren?
Einarbeitungs- und Transferpläne, Wissenslandkarten, Tandems und Mentoring sowie Austausch über die eigene Behörde hinaus.

Wie hilft die Ehrenbehörde dabei?
Sie bündelt Wissen an einem auffindbaren Ort und verbindet Menschen über Ämter und Behörden hinweg. In der Ehrenbehörde tauschen sich Behördenmenschen aus Kommunen, Ländern und Bund aus.

Was kostet das?
Reinkommen in die Ehrenbehörde ist kostenlos und bleibt es. Für die ganze Behörde unter eigener Marke gibt es den Behördenbereich ab 2.490 € im Jahr.