Wie führt ihr KI in eurer Behörde ein?
EU AI Act, Pflichtschulung, Tools, Personalrat. Sechs Themen gleichzeitig. Wir zeigen euch einen Weg in vier Etappen, der in echten Behörden funktioniert.
Wie führt eine Behörde KI rechtssicher ein?
Rechtliche Pflicht erfüllen (Art. 4 EU AI Act)
Strategie und Anschluss an andere Behörden
Konkrete Skills im Team aufbauen
Eigenen Übungsraum schaffen mit Dokumentation
Was verlangt der EU AI Act von Behörden?
KI-Kompetenz nach Artikel 4, seit 2. Februar 2025
Personen die KI-Systeme einsetzen oder über deren Einsatz entscheiden, müssen nachweisbare KI-Kompetenz haben. Die Anforderung gilt unabhängig von der Risikoklasse, also auch für ChatGPT, Microsoft Copilot oder ähnliche Standard-Tools. Inhalte und Formate sind nicht vorgeschrieben, aber die Schulungsmaßnahmen müssen dokumentiert sein. Verstöße sind nicht direkt sanktionierbar, aber bei anderen Verstößen werden Strafen höher wenn KI-Kompetenz vorher nicht vermittelt wurde. Das BMDS hat im Oktober 2025 einen Leitfaden für Bundesbehörden veröffentlicht, die KGSt hat eine FAQ-Seite für Kommunen.
Wichtig zu wissen: Artikel 4 gilt seit Februar 2025, viele Behörden haben das verpasst. Ihr seid nicht allein, aber je früher ihr nachholt desto besser. Die nationalen Marktüberwachungsbehörden überwachen ab 2. August 2026.
Verbotene KI-Praktiken nach Artikel 5, seit 2. Februar 2025
Bestimmte KI-Anwendungen sind in Behörden komplett verboten. Dazu gehören Social Scoring, Echtzeit-Gesichtserkennung im öffentlichen Raum (mit engen Ausnahmen für Strafverfolgung), KI die Schwächen von Personen ausnutzt, sowie unterschwellige Manipulation. Wer ein verbotenes System einsetzt, riskiert Bußgelder bis 35 Millionen Euro oder 7% des Jahresumsatzes. Für Behörden besonders wichtig: Kein automatisches Bewerber-Ranking auf Basis von Persönlichkeitsanalysen, keine vorhersagende Kriminalitätsbewertung allein anhand von Profilen.
Hochrisiko-KI nach Artikel 6 und Anhang III, ab 2. August 2026
KI-Systeme in Bildung, Strafverfolgung, Migration, Justiz, Beschäftigung und kritischer Infrastruktur gelten als Hochrisiko. Sie brauchen Konformitätsbewertung, Risiko-Management, technische Dokumentation und menschliche Aufsicht. Für Behörden besonders relevant: KI im Bewerbungsverfahren, KI für Entscheidungen über Sozialleistungen, KI in der Strafverfolgung. Die Liste der Hochrisiko-Bereiche steht in Anhang III. Wenn euer System darunter fällt, müsst ihr ab 2. August 2026 die volle Konformitätsbewertung durchlaufen haben.
Transparenzpflichten nach Artikel 50, ab 2. August 2026
Bürger:innen müssen erkennen können wann sie mit einer KI interagieren. Das betrifft Behörden-Chatbots auf der Webseite, KI-generierte Antworten in Bürger-Anfragen, KI-bearbeitete Bilder und Texte. Wenn euer Chatbot bisher nicht als KI markiert ist, müsst ihr das ab 2. August 2026 ändern. Auch Chatbots die schon vor Inkrafttreten liefen, fallen unter diese Pflicht.
Drei offizielle Anlaufstellen
Wenn ihr für eure Behörde ein Schulungs-Konzept dokumentieren wollt, sind das die drei wichtigsten Quellen:
- BMDS-Leitfaden vom Oktober 2025, Kompetenzaufbau gemäß Art. 4 AI Act, Hinweise für Bundesbehörden. Auch für Landes- und Kommunalebene als Orientierung nutzbar.
- KGSt FAQ zum EU AI Act, speziell für Kommunen, mit konkreten Hinweisen zu Chatbots, Bewerber-Tools und Bürgerservice.
- AI Office Repository of AI Literacy Practices, EU-weite Sammlung von über 40 erprobten Schulungs-Beispielen aus Verwaltung und Wirtschaft.
Was machen Behörden bei der KI-Einführung typisch falsch?
Pauschal-Verbieten statt regeln
Viele Behörden reagieren auf KI mit einem internen Verbot: ChatGPT auf Dienstrechnern blockiert, Microsoft Copilot nicht freigeschaltet, KI-Tools komplett untersagt. Das fühlt sich rechtssicher an, ist aber ein größeres Risiko. Mitarbeitende nutzen KI trotzdem, jetzt aber privat über Smartphone oder über Schatten-Accounts. Damit gehen sensible Behördendaten ungeprüft an US-Cloud-Dienste. Pauschal-Verbote zwingen die eigenen Leute ins Dienstvergehen. Sinnvoller ist eine klare Regelung: Welche Tools sind erlaubt, welche nicht, welche Daten dürfen rein.
„Alles wie immer, nur mit KI"
Eine häufige Annahme: Behörde läuft weiter wie bisher, KI wird einfach drauf gesetzt. Das funktioniert nicht. KI ist keine bessere Schreibmaschine, sie verändert Arbeitsweise grundlegend. Wer Bescheide schreibt, mit KI verfasste Texte aber genauso prüft wie früher, hat keine Effizienz gewonnen. Wer Recherche outsourct, ohne sich auf Plausibilitätsprüfung umzustellen, riskiert falsche Entscheidungen. KI-Einführung heißt: Prozesse hinterfragen, nicht ergänzen. Wer das nicht versteht, hat zwar KI, aber keinen Mehrwert.
Tool kaufen, bevor Prozess klar ist
„Nimm ChatGPT, dann läuft das schon." So beginnen viele Pilotprojekte. Sie scheitern weil niemand den Prozess kennt der mit KI besser laufen soll. Welche Aufgabe genau? Wo entstehen Bottlenecks? Was wäre ein gutes Ergebnis? Ohne Antwort darauf ist jedes Tool nur ein Spielzeug. Vor der Tool-Auswahl gehört die Prozess-Analyse: Wo ist die echte Engstelle, wer arbeitet daran, was muss am Ende rauskommen. Erst dann macht Tool-Auswahl Sinn.
Aktionismus statt Strategie
Politischer Druck oder Konkurrenz-Behörden lösen Aktionismus aus. Es wird ein Pilot gestartet, ein Hackathon veranstaltet, ein Tool eingekauft, eine Schulung gebucht. Alles parallel, nichts koordiniert. Was fehlt, ist eine Antwort auf die Frage: Was wollen wir mit KI eigentlich erreichen? Effizienz in der Sachbearbeitung? Bessere Bürgerkommunikation? Entlastung bei Routineaufgaben? Ohne klares Ziel ist jede Maßnahme bloß ein Häkchen, das im Bericht landet, aber nichts verändert.
Klick-Schulungen ohne Verständnis
Klassische KI-Schulungen zeigen Klick für Klick wie ein Tool bedient wird. Mitarbeitende können danach Texte generieren, aber nicht beurteilen wann das gut ist und wann nicht. Sie lernen Eingaben, aber nicht warum manche Ausgaben sinnvoller sind als andere. Wenn die nächste Tool-Generation kommt, ist das Wissen wertlos. Was fehlt, ist Verständnis der Grundlagen: Wie funktioniert ein Sprachmodell, was kann es nicht, wo lügt es zuverlässig. Erst mit diesem Fundament ist jede Tool-Schulung sinnvoll.
Jede Behörde erfindet das Rad neu
Es gibt rund 11.000 Behörden in Deutschland. Bei der KI-Einführung fängt fast jede bei Null an. Eigene Recherche, eigene Pilotprojekte, eigene Schulungskonzepte, eigene Prompts, eigene Fehler. Voneinander gelernt wird selten, weil keine Struktur dafür da ist. Andere Branchen tauschen sich aus, Behörden tun es kaum. Das ist die teuerste Schleife der ganzen Einführung. Wer die Erfahrungen anderer nutzt, spart Monate und vermeidet die Fehler die andere schon gemacht haben.
Wie führt eine Behörde KI rechtssicher ein?
Das ist breiter als gedacht: jede Person die ChatGPT, Copilot oder ähnliche Tools nutzt, fällt darunter. Listet die Personen, prüft ihren Kompetenzstand, definiert die Schulungsmaßnahme und dokumentiert die Durchführung. Schulungs-Pässe oder Teilnahme-Bestätigungen reichen als Nachweis. Eine spezifische Governance-Struktur ist nicht vorgeschrieben.
Was hilft: Eine fertige Schulung mit Kompetenznachweis spart eurer Personalverwaltung das eigene Konzept. Externe Schulungen sind dokumentierbar, weil Anbieter Teilnahme-Bestätigungen ausstellen. Eigene Schulungen sind möglich, brauchen aber eigene Inhalte und Dokumentation.
Optional, wenn ihr Hilfe wollt: Unsere KI-Pflichtschulung erfüllt Artikel 4 vollständig, jede Person bekommt einen Kompetenznachweis. Ab 99 € einzeln testbar.
Was hilft: Andere Behörden machen die gleiche Übung gerade. Statt allein zu recherchieren, hilft Austausch mit Kollegen aus anderen Behörden. Was in Stadt X funktioniert, lässt sich oft in Stadt Y übertragen. Konferenzen wie KGSt-Forum oder Smart-City-Veranstaltungen sind Anlaufpunkte. Wenn ihr regelmäßig Austausch wollt, ist eine themenfokussierte Mitgliedschaft sinnvoll.
Optional, wenn ihr Hilfe wollt: Unser Fachbereich KI bietet Live-Workshops zu konkreten Tools, KI-Sachbearbeiter zum Testen, Mediathek und monatliche Austauschrunden mit anderen Behörden die genau das gerade lösen. Ab 699 € pro Jahr.
Was hilft: Konkrete Anwendungs-Trainings statt allgemeiner KI-Schulungen. 60 bis 90 Minuten zu einem konkreten Problem ist effektiver als ein Tagesseminar zu „KI im Behördenkontext". Beispiele: Bescheid mit KI vorformulieren, Bürger-E-Mail mit KI verstehen, Recherche mit KI plausibilisieren.
Optional, wenn ihr Hilfe wollt: Unsere geplanten Mikro-Kurse decken konkrete KI-Anwendungen für Behörden ab. 90 Minuten pro Kurs, ein konkretes Problem gelöst, sofort umsetzbar. 199 € pro Person.
Wichtig: Es muss dokumentiert sein wer was wann mit welchen Daten gemacht hat. Das ist eure Compliance-Versicherung wenn jemand fragt.
Was hilft: Eine Plattform die Inhalte, Übungsraum und Dokumentation zusammenbringt erspart euch das selbst zu bauen. Wer Inhalte aus Mediathek, Live-Workshops, Mikro-Kursen und Praxis-Tests in einem System haben will, ist mit einer fertigen Plattform schneller.
Optional, wenn ihr Hilfe wollt: Im Praxisportal richten wir einen sicheren Bereich für eure Behörde ein. DSGVO-konforme Dokumentation, Anschluss an Lernmanagement, Compliance-Nachweis. Ab 4.990 € pro Jahr.
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aufgenommen
durchgeführt
Du bist nicht alleine mit deinem Thema.
Stimmen von denen, die schon dabei sind. Aus unterschiedlichen Behörden und Rollen. Was sie verbindet: Alle arbeiten jeden Tag an unserer Demokratie.
Seitdem ich Teil des Social Media Fachbereichs bin, fühle ich mich nicht mehr so alleine. Ich weiß jetzt in allen Behörden gibt es Menschen, die genau die gleichen Themen und Probleme haben wie ich.
Die KI-Pflichtschulung von Ehrenbehörde ist klar strukturiert, fachlich fundiert und sofort nutzbar. Da die Schulung komplett digital stattfindet, können alle Kolleginnen und Kollegen ortsunabhängig und in ihrem individuellen Tempo lernen. So entsteht ein einheitliches Wissensniveau bei gleichzeitig rechtssicherer Dokumentation. Aus meiner Sicht der Standard, den Verwaltungen jetzt brauchen.
Ehrenbehörde ist für mich ehrlicher Austausch und Fortbildung, die mich im Arbeitsalltag wirklich weiter bringt. Luisa und Peter sind stets ansprechbar und helfen mit Rat, neuen Perspektiven und viel Motivation.
Gerade im Arbeitgebermarketing braucht Verwaltung Mut. Ehrenbehörde bestärkt uns darin, neue Wege zu gehen und kommunale Arbeit zeitgemäß zu präsentieren.
Die KI-Pflichtschulung hat mich positiv überrascht: Sie ist praxisnah, verständlich und auch ohne Vorkenntnisse gut zu bewältigen. Besonders hilfreich finde ich, dass die Inhalte nicht nur auf rechtliche Vorgaben eingehen, sondern auch konkrete Beispiele liefern, wie KI im Behördenalltag sinnvoll und sicher genutzt werden kann. Die Module sind kurzweilig, machen das Thema greifbar und regen zum Weiterdenken an – ein echter Mehrwert für alle!
Was Behörden zur KI-Einführung wissen wollen
Die häufigsten Antworten, kurz und konkret.
Müssen Behörden eine KI-Pflichtschulung machen?
Wie lange dauert eine KI-Einführung in einer Behörde?
Können wir KI auch komplett selbst einführen?
Was ist der Unterschied zwischen Pflichtschulung und Fachbereich?
Welche KI-Tools dürfen Behörden nutzen?
Erfüllt die EHRENBEHÖRDE-Schulung die EU-AI-Act-Anforderungen?
Du willst erstmal einen unverbindlichen Eindruck von der Plattform gewinnen?
So macht ihr den ersten Schritt
Egal ob ihr selbst startet oder Hilfe wollt: Bucht eine einzelne KI-Pflichtschulung für 99 € und schaut sie euch an. Wenn sie passt, holt ihr ein Kontingent oder wählt weitere Etappen. Wenn nicht, habt ihr 99 € investiert und eine Stunde gelernt. Beides ist okay.
