Wie gewinnt eure Behörde neue Fachkräfte?

Was ist Fachkräftemangel in Behörden eigentlich?

Fachkräftemangel im öffentlichen Dienst bedeutet nicht nur fehlende Bewerbungen auf ausgeschriebene Stellen. Er umfasst alle Engstellen entlang der Personal-Pipeline: Sichtbarkeit als Arbeitgeber, Anziehungskraft der Stellenanzeigen, Geschwindigkeit des Bewerbungsprozesses, Qualität des Onboardings und Bindungs-Stärke nach den ersten 12 Monaten. Eine Behörde die nur ein Glied dieser Kette gut macht, verliert trotzdem Menschen. Die Bundesregierung schätzt dass im öffentlichen Dienst bis 2030 etwa eine Million Stellen unbesetzt bleiben könnten, wenn nicht gegengesteuert wird.

Drei Wahrheiten zum Recruiting im öffentlichen Dienst 2026

Ihr konkurriert mit der Privatwirtschaft, nicht mit anderen Behörden. Viele Behörden vergleichen sich mit Nachbarbehörden und denken sie liegen gut. Die Realität: Bewerber:innen vergleichen euch mit Privatunternehmen, mit Konzernen, mit Mittelstand. Ein Mittelständler braucht zwei Wochen für eine Einstellung, ihr braucht oft drei Monate. Ein Konzern hat ein professionelles Karriereportal, ihr habt eine PDF-Stellenanzeige zum Herunterladen. Der Vergleichshorizont der Bewerber:innen ist breiter als ihr denkt.

Wertschätzung ist euer stärkster Hebel, nicht das Geld. Viele Bewerber:innen kommen nicht wegen Tarif. Sie kommen wegen Sicherheit, wegen Sinn, weil sie an Demokratie mitbauen wollen, weil sie Werte teilen, weil sie Überzeugungstäter:innen sind. Diese Menschen sind in Behörden tatsächlich gut aufgehoben. Aber: Wertschätzung intern wird oft vergessen. Wer seine eigenen Mitarbeitenden nicht wertschätzt, hat die schlechtesten Botschafter:innen für neue Bewerber:innen. Wertschätzung intern wirkt automatisch nach außen, auch ohne Marketing-Budget.

Recruiting beginnt im Bürgerbüro, nicht in der Stellenausschreibung. Wenn das Bürgerbüro stinkt, bewirbt sich niemand. Wenn die Webseite kaputt ist, vertraut niemand der Karriereseite. Wenn Mitarbeitende von ihrer Behörde schlecht reden, hört das jede:r potenzielle Bewerber:in im Bekanntenkreis. Behörden die Recruiting als Aufgabe der Personalverwaltung sehen, übersehen die wichtigsten Hebel: Bürgerservice, Mitarbeiter-Erfahrung, sichtbares Auftreten der Führungskräfte. Recruiting ist Aufgabe der ganzen Behörde, nicht nur einer Abteilung.

Drei rechtliche und faktische Anker

Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz im Bewerbungsprozess. Das AGG gilt auch für Behörden. Stellenanzeigen müssen geschlechterneutral formuliert sein („m/w/d"), Bewerbungsprozesse dürfen nicht diskriminieren, Absagen müssen begründbar sein. Wer das ignoriert, riskiert Klagen und Schadensersatz.

TVöD und Stellenbewertung. Eingruppierung nach TVöD ist nicht verhandelbar, schränkt aber die finanzielle Flexibilität ein. Was ihr stattdessen anbieten könnt: Entwicklungsmöglichkeiten, Vereinbarkeit von Familie und Beruf, sicheres Arbeitsumfeld, sinnstiftende Aufgaben, gute Führung. Das sind Anreize die TVöD nicht regelt aber die Bewerber:innen tatsächlich überzeugen.

Datenschutz im Bewerbungsprozess. Bewerbungsdaten dürfen nur zweckgebunden verarbeitet werden. Nach Abschluss des Verfahrens sind sie zu löschen, außer die Person stimmt einer längeren Speicherung zu. Das gilt auch für E-Mail-Bewerbungen, Online-Portale und Initiativ-Bewerbungen.

Drei offizielle Anlaufstellen

Wenn ihr für eure Behörde Recruiting-Konzepte dokumentieren wollt, sind das drei wichtige Quellen:

• KGSt-Berichte zu Personalgewinnung im öffentlichen Dienst, mit Best Practices und Studien aus der kommunalen Praxis.
• Bundesakademie für öffentliche Verwaltung (BAköV), mit Leitlinien und Schulungs-Angeboten für Bundesbehörden.
• dbb akademie Fach- und Führungskräfte-Barometer, jährliche Studie zur Personal-Situation im öffentlichen Dienst, mit konkreten Zahlen für eure Argumentation.

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TVöD wird als Argument vorgeschoben

Viele Behörden verstecken sich hinter dem Tarif. „Wir bezahlen nach TVöD, mehr geht nicht" wird als Erklärung für ausbleibende Bewerbungen genutzt. Das ist eine Ausrede. TVöD ist die Untergrenze, nicht das ganze Angebot. Bewerber:innen die zu Behörden kommen, kommen oft nicht wegen Geld. Sie kommen wegen Sicherheit, wegen Sinn, weil sie zur Demokratie beitragen wollen. Wer den Tarif als Hauptargument vorschiebt, übersieht die eigentlichen Stärken einer Behörde und sortiert die richtigen Bewerber:innen direkt aus.

Wertschätzung intern wird unterschätzt

Behörden investieren in Image-Kampagnen, vergessen aber die eigenen Mitarbeitenden. Wer seinen Bestand nicht wertschätzt, hat keine glaubwürdigen Botschafter:innen für neue Bewerber:innen. Mitarbeitende die ihre Behörde gerne haben, erzählen das im Bekanntenkreis. Mitarbeitende die unzufrieden sind, sagen das auch. Externe Recruiting-Kampagnen verpuffen wenn die eigene Belegschaft zu Hause schlecht über den Arbeitgeber redet. Wertschätzung intern ist oft einfach umsetzbar, wird aber selten gemacht.

„Komm ins Team"-Plakate als Alibi-Aktivität

Wenn Stellen unbesetzt bleiben, kommt oft die Plakat-Reaktion. „Komm ins Team", „Wir suchen dich", manchmal mit lachenden Mitarbeitenden in Stockfoto-Qualität. Das ist Aktivismus statt Recruiting. Es fühlt sich an wie Handeln, hat aber keine messbare Wirkung. Plakate erreichen niemanden der nicht sowieso schon davon weiß dass eure Behörde existiert. Wer Recruiting ernst meint, baut Sichtbarkeit in den Lebensräumen der Zielgruppe auf, nicht an Bushaltestellen die ohnehin niemand mehr aktiv liest.

Wettbewerb wird unterschätzt

Behörden vergleichen sich mit anderen Behörden und denken sie liegen gut. „Bei der Nachbarbehörde dauert es noch länger." Diese Sicht greift zu kurz. Bewerber:innen vergleichen euch mit Privatunternehmen, Konzernen und Mittelstand. Während ein Mittelständler in zwei Wochen einstellt, braucht ihr drei Monate. Während ein Konzern automatisierte Bewerber-Kommunikation hat, schickt ihr nach drei Wochen die erste Eingangsbestätigung. Im echten Wettbewerb verliert ihr nicht gegen Stadt X, sondern gegen Lidl, Bosch oder ein Start-up.

Stellenanzeigen klingen wie 1995

Viele Stellenanzeigen sind reine Aufgabenbeschreibungen mit Anforderungsliste. „Wir suchen für unser Team eine engagierte Persönlichkeit mit abgeschlossenem Hochschulstudium". Das spricht niemanden an, weil es niemandem etwas verspricht. Was fehlt: Was macht diese Stelle besonders, was lernt die Person hier, was bewegt sie konkret, wer wird ihr Team. Eine moderne Stellenanzeige beantwortet die Fragen die Bewerber:innen tatsächlich haben, nicht nur die formalen Pflichtangaben.

Behörden gewinnen, halten aber nicht

Recruiting ist nur die halbe Miete. Wenn das Onboarding schlecht läuft, sind neue Mitarbeitende nach 12 Monaten wieder weg. Die Probezeit-Quote ist in vielen Behörden hoch, aber niemand misst es konsequent. Die teuerste Stelle ist die Stelle die ihr zweimal im Jahr besetzen müsst. Was nach der Einstellung passiert entscheidet darüber ob sich der Recruiting-Aufwand rechnet: strukturiertes Onboarding, klare Erwartungen, frühe Erfolge, sichtbare Wertschätzung im Team. Wer nur einstellt aber nicht hält, treibt die eigenen Kosten in die Höhe.

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