Die Zahl, die viele Behörden noch nicht ernst nehmen

Geburtenstarke Jahrgänge zwischen 1955 und 1969 gehen aktuell in den Ruhestand. Bis 2035 verlassen nach Berechnungen der KGSt zwischen 30 und 35 Prozent aller heute Beschäftigten die öffentliche Verwaltung. In manchen Spezial-Bereichen, vor allem in technischer Sachbearbeitung, IT und planerischen Funktionen, sind es noch mehr.

Das ist nicht abstrakt. Das ist die Person, die seit zwanzig Jahren weiß, wie ein bestimmtes Verfahren in eurem Haus läuft. Die Person, die alle Akten zu einem komplizierten Rechtsfall im Kopf hat. Die Person, deren Telefon klingelt, wenn niemand mehr weiterweiß. In fünf Jahren ist sie weg.

Warum Wissensmanagement in Behörden meistens scheitert

Es gibt einen Klassiker bei Beratungs-Projekten zum Thema Wissensmanagement: Eine Behörde gibt zwischen 30.000 und 200.000 Euro für ein Konzept aus. Das Konzept wird abgenommen, präsentiert, in einem Ordner abgelegt. Drei Jahre später hat niemand mehr daran gearbeitet.

Der Fehler liegt nicht an den Konzepten. Der Fehler liegt darin, dass Wissensmanagement als Projekt behandelt wird, nicht als Tätigkeit. Wer Wissen sichern will, braucht keinen Konzept-Ordner. Er braucht eine wöchentliche Routine, die in den Alltag passt.

Drei Maßnahmen, die wirklich funktionieren

Tandem-Modelle früh starten. Wenn jemand in zwei Jahren in Rente geht, ist es zu spät. Tandem heißt: Mindestens drei Jahre vor Renten-Beginn arbeitet die Person regelmäßig mit einer Nachfolge-Person zusammen. Nicht in einem extra Projekt, sondern in echten Akten und echten Fällen. Wissen entsteht nicht beim Erklären, sondern beim gemeinsamen Tun.

Verfahrensdokumentation als Pflicht-Aufgabe, nicht als Kür. Jede Sachbearbeiterin, jeder Sachbearbeiter sollte mindestens einmal pro Quartal ein Verfahren so dokumentieren, dass es jemand Neues nachvollziehen kann. Die Form ist egal: Word-Datei, kurzes Video, Audionotiz mit Transkript. Hauptsache: Es entsteht etwas, das nicht nur im Kopf existiert.

Eine zentrale Stelle für stille Wissens-Bestände. In jeder Behörde gibt es Wissen, das niemand offiziell verwaltet. Excel-Tabellen mit Branchenkontakten. PDF-Sammlungen zu Urteilen. Vorlagen, die jemand mal gebaut hat. Wenn diese Dinge nicht in eine zentrale Struktur überführt werden, verschwinden sie mit der Person, die sie gepflegt hat.

Was Technologie kann, und was nicht

KI kann beim Wissensmanagement helfen, aber sie ersetzt nicht den menschlichen Übergabe-Prozess. Was KI gut kann: lange Dokumente zusammenfassen, Verfahren in unterschiedlichen Formaten suchbar machen, ähnliche Fälle finden. Was KI nicht kann: implizites Wissen sichtbar machen. Wenn die Mitarbeiterin, die seit dreißig Jahren das Bauamt führt, weiß, dass man mit einem bestimmten Bürger anders sprechen muss, dann steht das nirgendwo aufgeschrieben. Das geht nur durch Tandem-Arbeit verloren oder weiter.

Eure Behörde wird in den nächsten Jahren beides brauchen: Werkzeuge, die strukturieren und durchsuchbar machen, plus Routinen, die das Implizite explizit machen.

Was EHRENBEHÖRDE konkret hilft

Wir haben das Thema in zwei Stränge zerlegt.

Im Modul Praxisportal bekommt eure Behörde einen eigenen Bereich, in dem ihr Verfahrensbeschreibungen, Vorlagen und Wissens-Sammlungen strukturiert ablegt. Andere Behörden machen das im Praxisportal genauso. Wer will, sieht was andere ablegen, lernt davon, gibt etwas zurück.

Unsere Lösung Wissensmanagement liefert die Methodik dazu: Tandem-Konzepte, Übergabe-Routinen, Templates für Verfahrensdokumentation, plus Live-Workshops, in denen euer Team das in echten Fällen ausprobiert.

Drei Fragen, die ihr in eurer Behörde klären solltet

1. Welche fünf Personen würden, wenn sie morgen kündigen, eine echte Lücke hinterlassen? Was genau wissen die, was niemand sonst weiß?
2. Wer in eurer Behörde geht in den nächsten drei Jahren in Rente? Welcher Plan existiert pro Person?
3. Wo liegt aktuell wichtiges Wissen, das nicht in offiziellen Akten oder Systemen steht? Wer pflegt es?

Wer auf alle drei Fragen sofort antworten kann, hat sein Wissensmanagement im Griff. Wer länger als zehn Sekunden braucht, sollte diese Woche damit anfangen.

Häufige Fragen

Wann ist der richtige Zeitpunkt, mit Wissensübergabe zu beginnen?
Drei Jahre vor dem Ruhestand ist der späteste sinnvolle Punkt. Idealerweise früher, weil Wissensübergabe Zeit braucht und nebenher in echten Fällen passiert.

Reicht es nicht, wenn die Person ihre Aufgaben einmal aufschreibt?
Nein. Statisch dokumentiertes Wissen ist nur ein kleiner Teil. Implizites Wissen, also wie man Dinge entscheidet und welche Faustregeln gelten, geht nur über gemeinsames Arbeiten weiter.

Wer in der Behörde sollte Wissensmanagement verantworten?
Personalentwicklung in Zusammenarbeit mit der Leitung der jeweiligen Fachbereiche. Wer nur die Personalstelle verantwortlich macht, wird scheitern, weil sie das fachliche Wissen nicht beurteilen kann.