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Seit Februar 2025 müssen Behörden ihre Mitarbeitenden zu KI schulen. Was Artikel 4 EU AI Act konkret verlangt, wer betroffen ist und wie ihr die Pflichtschulung rechtssicher umsetzt.
Seit Februar 2025 gilt Artikel 4 der EU-Verordnung über künstliche Intelligenz, kurz EU AI Act. Er verpflichtet alle Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, ein angemessenes Maß an KI-Kompetenz bei den Mitarbeitenden sicherzustellen, die mit diesen Systemen umgehen. Das gilt für Privatwirtschaft genauso wie für Behörden, vom kleinen Rathaus bis zur Bundesoberbehörde.
Die kurze Antwort auf die häufigste Frage zuerst: Eine Behörde, die intern oder im Bürgerkontakt mit KI arbeitet, ist Betreiberin im Sinne des AI Act. Sie muss schulen. Kein "wenn", kein "vielleicht", kein "wir warten erst mal ab".
Die Verordnung spricht vom Personal und anderen Personen, die im Auftrag der Behörde mit KI-Systemen umgehen. Praktisch heißt das:
Wer KI-Systeme nur passiv erlebt (zum Beispiel wenn ein Bürger:innen-Antrag durch ein KI-System vorsortiert wird, ohne dass die Sachbearbeitung das aktiv steuert), muss laut aktueller Auslegung nicht geschult werden. Die Grauzone ist groß. Im Zweifel: lieber schulen.
Der EU AI Act gibt keine harte Stundenzahl vor. Er verlangt eine angemessene Schulung, abgestuft nach Rolle, Risiko und Vorerfahrung. Die EU-Kommission und die Bundesnetzagentur haben dazu Leitlinien veröffentlicht, an denen ihr euch orientieren könnt.
In der Praxis hat sich für Behörden ein Drei-Ebenen-Modell etabliert:
Grundlagenschulung für alle Mitarbeitenden (etwa 60 bis 90 Minuten) vermittelt was KI ist, wo sie eingesetzt wird, welche Risiken bestehen und wie der eigene Umgang aussehen sollte. Dazu gehören Halluzinationen, Datenschutz, Vertraulichkeitsverletzungen und Bias.
Vertiefungsschulung für aktive KI-Nutzer:innen (etwa zwei bis vier Stunden) geht in konkrete Anwendungsfälle, Prompt-Hygiene, Verifikation von Ergebnissen und behördenspezifische Regeln zum Beispiel zu personenbezogenen Daten in Prompts.
Spezialschulung für Verantwortliche und KI-Beauftragte (mehrere Tage) behandelt Risikomanagement, Konformitätsbewertung, Hochrisiko-Klassifizierung und das Zusammenspiel mit DSGVO und IT-Sicherheits-Recht.
Die Schulung selbst ist Pflicht, der Nachweis genauso. Behörden müssen darlegen können, wer wann zu welchen Inhalten geschult wurde. Das ist relevant für interne Revision, aufsichtliche Anfragen und in Verfahren, in denen die KI-Nutzung eine Rolle spielt.
Was in die Dokumentation gehört:
Wer das in Excel-Tabellen verteilt über fünf Laufwerke führt, hat im Ernstfall ein Problem. Ein zentrales Lernmanagement, das Schulungsstand, Teilnahme und Wiederholung trackt, ist der Standard, den Verwaltungen jetzt brauchen.
Die Bußgeld-Logik des EU AI Act ist gestaffelt. Verstöße gegen Artikel 4 fallen in den unteren Bereich, sind aber nicht vernachlässigbar: bis zu 15 Millionen Euro oder 3 Prozent des Jahresumsatzes für Unternehmen. Für Behörden gilt der Bußgeldrahmen mit Einschränkungen, aber: Wenn eure Behörde wegen mangelnder KI-Kompetenz einen Schaden anrichtet, etwa durch eine falsche KI-Entscheidung mit Bürgerschaden, hängt die Haftungsfrage direkt davon ab, ob ihr eure Schulungs-Pflicht erfüllt habt.
Praktisch noch wichtiger: Eure interne Glaubwürdigkeit. Wenn ihr KI ohne Schulung einsetzt und das schiefgeht, ist die erste Frage des Datenschutz-Beauftragten oder der Hausspitze: Wieso wurde das nicht vorher geschult.
Drei Schritte, in dieser Reihenfolge:
EHRENBEHÖRDE bietet eine KI-Pflichtschulung speziell für Behörden an, die alle drei Ebenen abdeckt, mit Nachweis, Wissensprüfung und Wiederholungs-Logik. Wer tiefer einsteigen will: Unsere Lösung KI einführen begleitet euch nicht nur durch die Pflichtschulung, sondern hilft beim ganzen Aufbau einer rechtssicheren KI-Praxis in eurer Verwaltung.
Müssen wir auch Auszubildende und Praktikant:innen schulen?
Ja, sobald sie mit KI-Systemen arbeiten. Anfänger-Wissen ist hier kein Argument, sondern genau der Grund warum Schulung Pflicht ist.
Reicht eine einmalige Schulung oder müssen wir wiederholen?
Eine einmalige Schulung reicht nicht. Der EU AI Act verlangt angemessene Kompetenz dauerhaft. KI-Systeme entwickeln sich schnell, Schulungen müssen mitziehen. Üblich ist eine Auffrischung im Jahresrhythmus.
Was, wenn wir noch gar keine KI nutzen?
Sobald ihr KI einführt oder zulasst, dass Mitarbeitende Tools wie ChatGPT nutzen, beginnt die Pflicht. Wer das aktiv unterbinden will, braucht eine schriftliche, durchgesetzte Regel. Das ist meist schwerer als zu schulen.
