KI-Pflichtschulung in Behörden: Was der EU AI Act jetzt verlangt

Was die KI-Kompetenzpflicht für Behörden bedeutet

Seit Februar 2025 gilt Artikel 4 der EU-Verordnung über künstliche Intelligenz, kurz EU AI Act. Er verpflichtet alle Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, Maßnahmen zur KI-Kompetenz der Mitarbeitenden zu ergreifen, die mit diesen Systemen umgehen. Seit dem 27. Juli 2026 gilt er in der Fassung der Verordnung (EU) 2026/1744, ein bestimmtes Niveau schreibt er nicht vor. Das gilt für Privatwirtschaft genauso wie für Behörden, vom kleinen Rathaus bis zur Bundesoberbehörde.

Die kurze Antwort auf die häufigste Frage zuerst: Eine Behörde, die intern oder im Bürgerkontakt mit KI arbeitet, ist Betreiberin im Sinne des AI Act. Sie muss Maßnahmen zur KI-Kompetenz ergreifen. Eine Schulung mit Nachweis ist dafür der übliche Weg. Abwarten hilft nicht.

Rechtsstand geprüft am 17.10.2026, Quelle: VO (EU) 2026/1744 (EUR-Lex)

Wer in eurer Behörde geschult werden muss

Die Verordnung spricht vom Personal und anderen Personen, die im Auftrag der Behörde mit KI-Systemen umgehen. Praktisch heißt das:

Wer KI-Systeme nur passiv erlebt (zum Beispiel wenn ein Bürger:innen-Antrag durch ein KI-System vorsortiert wird, ohne dass die Sachbearbeitung das aktiv steuert), muss laut aktueller Auslegung nicht geschult werden. Die Grauzone ist groß. Im Zweifel: lieber schulen.

Was eine angemessene KI-Kompetenz konkret heißt

Der EU AI Act gibt keine harte Stundenzahl vor. Er verlangt Maßnahmen, abgestuft nach Rolle, Risiko und Vorerfahrung. Die EU-Kommission veröffentlicht praktische Beispiele, wie Anbieter und Betreiber die Pflicht erfüllen.

In der Praxis hat sich für Behörden ein Drei-Ebenen-Modell etabliert:

Grundlagenschulung für alle Mitarbeitenden (etwa 60 bis 90 Minuten) vermittelt was KI ist, wo sie eingesetzt wird, welche Risiken bestehen und wie der eigene Umgang aussehen sollte. Dazu gehören Halluzinationen, Datenschutz, Vertraulichkeitsverletzungen und Bias.

Vertiefungsschulung für aktive KI-Nutzer:innen (etwa zwei bis vier Stunden) geht in konkrete Anwendungsfälle, Prompt-Hygiene, Verifikation von Ergebnissen und behördenspezifische Regeln zum Beispiel zu personenbezogenen Daten in Prompts.

Spezialschulung für Verantwortliche und KI-Beauftragte (mehrere Tage) behandelt Risikomanagement, Konformitätsbewertung, Hochrisiko-Klassifizierung und das Zusammenspiel mit DSGVO und IT-Sicherheits-Recht.

Wie ihr die Pflichtschulung sauber dokumentiert

Artikel 4 schreibt keine bestimmte Form des Nachweises vor. Eine Dokumentation lohnt sich trotzdem: Sie zeigt bei Prüfungen, wer wann zu welchen Inhalten geschult wurde. Das ist relevant für interne Revision, aufsichtliche Anfragen und in Verfahren, in denen die KI-Nutzung eine Rolle spielt.

Was in die Dokumentation gehört:

Wer das in Excel-Tabellen verteilt über fünf Laufwerke führt, hat im Ernstfall ein Problem. Ein zentrales Lernmanagement, das Schulungsstand, Teilnahme und Wiederholung trackt, ist der Standard, den Verwaltungen jetzt brauchen.

Was passiert, wenn ihr nicht schult

Für Verstöße gegen Artikel 4 nennt der AI Act selbst keinen eigenen Bußgeldrahmen. Sanktionen regeln die Mitgliedstaaten, in Deutschland das KI-Marktüberwachungsgesetz. Wichtiger für den Alltag: Wenn eure Behörde wegen mangelnder KI-Kompetenz einen Schaden anrichtet, etwa durch eine falsche KI-Entscheidung mit Bürgerschaden, hängt die Haftungsfrage direkt davon ab, ob ihr eure Pflicht aus Artikel 4 erfüllt habt.

Praktisch noch wichtiger: Eure interne Glaubwürdigkeit. Wenn ihr KI ohne Schulung einsetzt und das schiefgeht, ist die erste Frage des Datenschutz-Beauftragten oder der Hausspitze: Wieso wurde das nicht vorher geschult.

Wie ihr jetzt anfangt

Drei Schritte, in dieser Reihenfolge:

EHRENBEHÖRDE bietet eine KI-Pflichtschulung speziell für Behörden an, die alle drei Ebenen abdeckt, mit Nachweis, Wissensprüfung und Wiederholungs-Logik. Wer tiefer einsteigen will: Unsere Lösung KI einführen begleitet euch durch die Pflichtschulung und hilft auch beim ganzen Aufbau einer verlässlichen KI-Praxis in eurer Verwaltung.

Häufige Fragen

Müssen wir auch Auszubildende und Praktikant:innen schulen?
Ja, sobald sie mit KI-Systemen arbeiten. Gerade wenig Vorwissen ist ein guter Grund für eine Schulung.

Reicht eine einmalige Schulung oder müssen wir wiederholen?
Artikel 4 nennt keinen Rhythmus. Weil sich KI-Systeme schnell ändern, empfehlen wir eine Auffrischung einmal im Jahr.

Was, wenn wir noch gar keine KI nutzen?
Sobald ihr KI einführt oder zulasst, dass Mitarbeitende Tools wie ChatGPT nutzen, beginnt die Pflicht. Wer das aktiv unterbinden will, braucht eine schriftliche, durchgesetzte Regel. Das ist meist schwerer als zu schulen.